アリスト社労士行政書士事務所(港区・渋谷区)のブログ

2017.12.13

Web明細書のメリット

東京・渋谷のアリスト社労士行政書士事務所の
代表の郡山博之です。

この時期は、年末調整、賞与計算、給与計算、クライアント様の2018年度の年間カレンダー作成のアドバイス、一斉休暇付与制度のアドバイスなど、社会保険労務士事務所としては、繁忙期です。

当事務所の給与計算を行っているクライアントさんは、ほぼ100%Web給与明細書を活用いただいています。(一部PDFの給与明細書のクライアントさんもいますが)

Web給与明細書のメリットは、


1.給与の締日と支給日が短い場合(月末締め翌月10日払いなど)で、急な、給与計算の訂正が発生した場合など、給与データーの作成は即作成できますが、もし、一般的な紙の給与明細書ですと、当事務所としても宅急便を利用しても給与日に間に合わない場合があります。また、仮に自社で給与計算をしていたとしても、紙の明細書の印刷などで社員の残業が増加してしまいます。
※一般的な紙の給与明細書は、手差し印刷で、手間がかかります。
一方、Web明細書の場合は、給与のデーターも即作成でき、即、給与明細もWeb上で更新が出来るため、当事務所としてもクライアントさんとしてもメリットがあります。

2.紙の給与明細書に比べて、非常に地球に優しいです。

3.直行直帰の社員や、在宅勤務の社員、全国に支店がある会社など、紙の給与明細書ですと、社労士事務所としても、自社で給与計算をされている場合でも、時間と郵送コストに追われてしまいます。しかし、Web給与明細書の場合は、一斉に全員、パソコンやスマートフォンで給与明細を確認することが出来ます。

4.紙の給与明細書ですと、会社の机の中、自宅の本棚などが、給与明細書で束になってきますが、Web明細書の場合は、当然ですがそのようなことはありません。また、紛失することもなく、2年間閲覧可能です。閲覧だけでなく、PDFのため、自宅のパソコンなどでプリントアウトすることも可能です。

しかし、クライアントさんの社長から言われることがあります。
「手渡しでないと、社員は給与のありがたみがないのでは?」

確かに、それは、一理あります。
また、Web明細化のデメリットは社員の同意が必要なのです。もし、同意されない社員につきましては、クライアントさんの担当者または管理者の管理画面からプリントアウトされ紙の給与明細書を発行することが可能です。
つまり、Web明細書導入の設定をしていただければ、クライアントさんの方で、これまでどおり、書式は変更となりますが、紙の給与明細書の可能なんです。紙の給与明細書は、通常のレーザープリンターでプリントアウト(手差し不要)します。後は、3つ折りにされて、社員にお渡しされているケース、封筒に入れてお渡ししているケースがあります。

当事務所は、事務処理の合理化を推進しています。また、雇用保険・社会保険の入社、退社の手続きも、Webにて電子申請が可能な届出は、100%電子申請にて手続きを行っています。もし、事務処理を今迄通りの紙の届出書で行うと、もっと人員も必要となり、通信交通費など事務所運営コストが上昇するため、比例してクライアントさんの月次料金も上昇せざるを得ないからです。

余談ですが、現在のクライアントさんに、
「前の社労士事務所は、入退社の手続きのために、当社へ来社され、多忙な中、時間をさいていたが、当事務所に切り替えてからは、メール1本で手続き完了してくれるので、非常に利便性がよくあり、無駄な時間がなくなり、助かっている。」
とお言葉をいただきました。

給与計算・入退社手続きのアウトソーシングとWeb明細書のへの移行をご検討の場合は、当事務所へお気軽にお問い合わせください。

ここまで、当事務所のブログを読んでいただきありがとうございます。

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