アリスト社労士行政書士事務所(港区・渋谷区)のブログ

2021.01.31

出勤簿(勤怠管理)の適切な運用について

東京渋谷区のアリスト社労士行政書士事務所
代表の社会保険労務士・行政書士 郡山博之です。

本日は、出勤簿についてご案内させていただきます。
クライアント様から、出勤簿を記録するために、勤退を正確に把握したいが、何を導入すればいいのかご相談を受けます。

そもそも出勤簿は、従業員の労働時間を正確に記録するための書類です。従業員の出勤日、終業時間、残業時間や深夜労働の時間を把握するために必須なものです。さらに、労働基準法では、出勤簿の保存を義務付けており、正しく管理・保管をしておかない場合、労働基準法違反になります。
※出勤簿は、労働基準法第109条によって、3年間の保存が義務付けられています。

また、出勤簿は、賃金台帳や労働者名簿と並ぶ法定三帳簿の一つで、労働法によって適切な管理が義務付けられています。 

出勤簿は、会社が従業員の労働時間を正確に把握し、適切な給与を支払うためのものであり、全従業員の労働時間を記入しなければいけません。
※全従業員=正社員・契約社員・アルバイト 等すべての雇用する従業員です。
出勤簿でよく利用されているのは、タイムカードですが、一般的に、タイムカードと実際の労働時間には差が発生してしまいます。
タイムカードを出勤簿として扱うには、日報や残業申請書などの申請等書類と照合して、実際の労働時間との差異がないことを証明しなければいけません。
従業員に日報をつけさせたり、残業申請書を提出させたりし、使用者が従業員の労働時間を算出するために有している記録と照合確認し、記録しなければなりません。その記録が、始めて出勤簿として認められることになります。 
厚生労働省による労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインのなかでは、労働時間(始業・終業・休憩時間など)を原則的な記録法として、以下の2種類のうちのいずれかと定められています。 
(1)使用者による直接確認および記録 (決まった書式はありません)
(2)タイムレコーダーなどの客観的な記録 
タイムカード、ICカード、IDカード、パソコンの使用時間(サーバーアクセス履歴等)の記録が含まれます。
最近は、クラウド勤怠システムを導入される会社が増えてきています。また、労基署の調査の際に、実際の勤怠とパソコンの使用時間(サーバーアクセス履歴等)の照合がなされる場合もありますので、使用者は、タイムカード、ICカード、IDカードだけで労働時間を判断してはいけません。
 
例外として、上記2つの方法ではなく自己申告制で行わざるを得ない場合には、
➀その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと 
②自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること 
③労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定しないこと 
といった措置を講じるよう決められています。
以上、ご参考にしていただければ幸いです。
ここまで当事務所のブログを読んでいただきありがとうございました。 

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