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2018.12.26

出退勤などの勤怠管理簿の保管期間について

 東京・渋谷区のアリスト社労士行政書士事務所
代表の社会保険労務士・行政書士 郡山博之です。

最近、以前からのタイムカ-ドをクラウド型の勤怠システムに変更されるクライアント様が多くなってきています。
ここで、問題となるのは、この古いタイムカ-ドの保存期間です。

2017年1月に厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署は、労働時間データの取り扱いルールとして「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を新たに策定しました。 その内容は、使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録することとあり、使用者が労働者の労働時間を記録する義務を負っているとされています。 
また、労働基準法108条・労働基準法施行規則54条では、使用者は各事業場ごとに賃金台帳を作成しなければならないことと、労働者の氏名、性別、賃金計算期間、労働日数や時間数など、賃金台帳に記載すべきことを定めています。 
使用者は、出勤簿やタイムカードなどへの勤怠記録によって把握した労働者の始業・終業時刻などのデータにより、賃金算定期間ごとの
1.労働日数
2.労働時間数
3.休日労働時間数
4.時間外労働時間数
5.深夜労働時間数
などを算出して、賃金台帳に記入します。 
この勤怠記録は、賃金台帳に記入し終わった後でも、すぐに廃棄することはできません。
労働時間の記録は、労働基準法109条で定める「労働関係に関する重要な書類」に該当しますので、書類の完結の日から3年間は保存義務があります。 
ただし、管理職は対象外となります。労働基準法では、「管理監督者」と定め要件は以下の通りです。
1.経営者と同等の重要な権限を有している
2.一般社員と比較して相応の賃金上の処遇を与えられている
管理職は自身の出退勤の管理を受けないため、労働時間・休日・休憩の規定が適用されず、残業代の支払い対象になりません。このことから、出退勤の記録や保存の対象外となっているわけです。 
つまり、管理職の職務内容が、この労基法における「管理監督者の要件を正しく満たしているのであれば、その出退勤データの保存は、原則としては不要ということになります。 
ただし、例外として深夜勤務につきましては、深夜業の割増賃金に関する規定は排除されませんので注意が必要です。
しかし、管理職であっても、健康や安全に配慮する義務は使用者にありますので、勤怠管理をすることは必要と考えます。
ここまで、当事務所のブログを読んでいただきありがとうございました。
 

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